<< Click to Display Table of Contents >> Externe Adressen importieren |
Für |
Benutzer mit Rechten zum Adressimport (Privileg: Import von externen Daten). |
Stand |
28.05.2014; zuletzt geändert am 13.11.2014 |
Skill |
einfach |
Thema |
Adressen aus einem Excelbestand importieren |
Schritt für Schritt-Anleitung |
1) Die Exceldatei sollte, wenn möglich, vorher bereinigt worden sein. Dazu gehört z.B. das die Postleitzahl und der Ort NICHT in einem Feld sind. Alle Anreden in der Excel-Tabelle müssen in identischer(!) Schreibweise (inkl. Leerzeichen) im Anreden-Katalog vorhanden sein. Sollte für den Import ein Stichwort vergeben werden, dieses bitte vor dem Import anlegen. Ebenso Dateien im Format Excel 2010 und später im XLSX-Format in das Office 97-2007 Format konvertieren.
2) Die Exceldatei sollte folgende erste Zeile beinhalten. Bei Bedarf die Spaltennamen umbenennen.
o | FOA - Anrede |
o | TITLE - akademischer Titel |
o | NAME - Nachname |
o | FIRSTNAME - Vorname |
o | INS1 - Institut 1 |
o | INS2 - Institut 2 |
o | INS3 - Institut 1 |
o | STREET - Strasse |
o | POSTCODE - Postleitzahl |
o | COUNTRY_ID - ISO - CODE 3166 numerisch für Länder (Siehe ISO-3166-1-Koderliste bei wikipedia) ; Deutschland ist z.B. 276 |
o | CITY - Ort |
o | EMAIL1 - erste Mail-Adresse |
3) Import von Daten aufrufen unter Verwaltung/Import von Daten
4) Importiere Datenbank aufrufen
5) Der Importassistent wird gestartet. Excel file auswählen und dann Next anklicken
6) Die Importdatei (hier Beispiel_Import.xls) aus dem Dateisystem auswählen und dann Next anklicken
7) das Datenformat einstellen. Wenn die Exceldatei in der erste Zeile die Spaltenüberschriften enthält, gelten die Einstellungen wie auf dem Bild ersichtlich (ab Version 14.06 ist das die Standardeinstellung). Danach auf Next klicken. Je nach Grösse der Datei kann der folgende Datenanalyseschritt einen Moment dauern.
8) Sofern die Spaltenüberschriften wie oben gewählt wurde (Punkt 1), werden die Spalten automatisch den CVS-Namen zugeordnet. Bei Bedarf muss eine manuelle Zuordnung von Excel-Spaltennamen und CVS-Spaltennamen vorgenommen werden. Im Anschluss Next anklicken
9) Den Punkt Mappings in der Regel mit Next überspringen. Hier können noch sehr spezielle Zuordnungen vorgenommen werden.
10) Fast zum Abschluss folgt der Data preview-Schirm. Hier können die Daten nochmals geprüft werden. Ebenso ist es möglich, gewisse Daten zu filtern. In der Regel mit Next weitergehen
11) In der folgenden Maske immer den Punkt Append auswählen und mit Execute den Import starten.
12) Der Import aus der Exceldatei wird gestartet und die Daten werden nochmals analysiert
13) Zum Abschluss folgt der Import in das eigentliche Adresssystem von CVS. Bei Bedarf ein Address-Stichwort hinzufügen, mit denen alle Datensätze markiert werden sollen. Danach "Importiere nach CVS" aufrufen. Nach wenigen Sekunden sollten die Daten in CVS zur Verfügung stehen.